Nog niet alle ondernemers en bedrijven zijn er over uit of ze nu wel of geen urenregistratie willen bijhouden. En als ze dit wel willen, gaat dat dan op papier of met een online systeem? En waar begin je met zoeken? Er zijn namelijk zoveel aanbieders.. Wij vertellen je graag het voordeel van online urenregistratie en wat Nanda uniek maakt in tegenstelling tot andere online urenregistratie programma’s.
Voordeel van online urenregistratie versus handmatig uren bijhouden
Je kunt je urenregistratie op papier bijhouden, door middel van urenbriefjes bijvoorbeeld. Dit kan goed voor je werken en je vult zo af en toe de briefjes even in. Maar stel; je raakt het urenbriefje van vier weken geleden kwijt. Grote kans dat je niet meer weet wat je toen hebt gedaan en welke uren je hebt gemaakt voor welke klant. Dan ga je dus gokken. Het voordeel van een online urenregistratie, bijvoorbeeld in Nanda, is dat je heel gemakkelijk en snel direct je uren kunt registreren. Bijvoorbeeld in de mobiele app. Vervolgens kun je altijd overzichten opvragen van bepaalde perioden of van projecten.
Exporteren en verwerken
Nog een voordeel van online urenregistratie is de mogelijkheid tot direct exporteren. Je hebt je uren online al ingevuld en je wilt gaan factureren. Je hoeft enkel de uren te selecteren en heel gemakkelijk kun je deze exporteren naar Moneybird of q-invoice. Dankzij deze koppelingen heb je geen dubbel werk meer omdat je maar één keer je uren hoeft in te voeren. Je facturen zijn direct klaar. Hetzelfde geldt voor de export naar Excel of Google Spreadsheets. In een paar simpele klikken heb je zo de overzichten geëxporteerd en kunt deze delen met externen of verder verwerken vanaf daar.
Mobiele apps
Ook een voordeel van online urenregistratie tools, zijn de mobiele apps. Ben je onderweg of bij een klant en wil je je uren registreren, dan kan dat ook zonder computer. Wederom is je boeking in een aantal simpele klikken gemaakt. Wanneer het bijhouden van je uren gemakkelijk te doen is, zul je het ook sneller doen. Hierdoor heb je altijd een kloppende urenregistratie. De mobiele apps van Nanda kun je hier gratis downloaden voor iOS en Android.
Welke branches of bedrijven maken vaak gebruik van online urenregistratie?
Dat loopt erg uiteen. Een urenregistratie is eigenlijk altijd handig en wordt door veel verschillende branches gebruikt. Dit omdat je vaak voor een opdrachtgever werkt en zo goed kunt bijhouden hoeveel uur je hebt besteed aan een project. Maar ook voor het eigen inzicht gebruiken veel bedrijven het, zo weten ze waar hun tijd in is gaan zitten en waar ze hun inzet zouden kunnen verbeteren. Onze klanten lopen dus ook erg uiteen; van administratiekantoren, reclamebureaus, (web) designers, schildersbedrijven, ict bedrijven, zorginstellingen, schoonmaakbedrijven tot ZZP’ers in vele verschillende branches. Doordat het zo eenvoudig in gebruik is, maken er veel mensen gebruik van.
Zoveel keus! Waar moet je opletten bij het kiezen van een urenregistratie?
“Er worden zo veel verschillende urenregistraties aangeboden, welke past bij mij? En waar begin ik met zoeken?”. Geloof mij, je bent niet de eerste die zich deze vragen stelt. Iedere urenregistratie heeft zo zijn plus- en minpunten. Het is belangrijk dat je goed bedenkt aan welke persoonlijke voorkeuren het systeem moet voldoen voor jou. Wanneer je een aantal criteria hebt bedacht, kun je gaan bekijken welke hieraan voldoen.
Zo kun je letten op de kosten per maand, contracten en contractduur, gebruiksvriendelijkheid, of er een support-team achter zit waar je (kosteloos) vragen aan kunt stellen, functionaliteiten en koppelingen met bijvoorbeeld Moneybird en overige (facturatie) systemen. Werk je met collega’s, dan wil je weten of je met elkaar in één account kunt werken en hoe de zichtbaarheid van de geboekte uren is ingesteld. Kan iedereen elkaars uren inzien of is dit aan te passen? Werk je alleen dan wil je weten of het mogelijk is jouw overzichten te exporteren naar Excel of Google Spreadsheets zodat je deze kunt delen met externen. Ben je veel onderweg of registreer je liever je uren via je mobiel, dan is het fijn dat er een (gratis) mobiele app beschikbaar is.
Het voordeel van online urenregistratie, is dat je de meeste voor een bepaalde tijd gratis kunt uitproberen. Je hebt dan even de tijd om het systeem te leren kennen en te kijken of het voor jou fijn werkt of niet. Pas wel op dat je niet teveel systemen door elkaar gaat testen, dan is je aandacht te verdeeld en leer je niet het hele systeem optimaal kennen.
“Maar stiekem heb ik geen zin om mijn uren bij te houden…”
Eigenlijk wil niemand zijn uren bijhouden. Dus de belangrijkste stap is om gewoon te beginnen. En omdat het met Nanda geen gedoe is, doe je het wel. Nadat je bent begonnen met boeken wordt je ineens geconfronteerd met je eigen feiten. De feiten waar je uren daadwerkelijk in zijn gaan zitten. Dat kan in het begin even confronterend zijn. Men verwacht vaak niet hoeveel tijd bepaalde taken innemen. Maar juist dit is een positief punt, je kunt dan namelijk je eigen tijdsbesteding aanpassen zodat je voortaan wel bezig bent met de taken die je wilt. Hierdoor kun je uiteindelijk betere resultaten behalen. En dat is een groot voordeel van online urenregistratie.
Daarna volgt de discipline om het bij te houden. Er hangt een negatieve lading aan de term ‘urenregistratie’. Veel mensen denken dat het veel tijd kost om dit bij te houden, wat eigenlijk best wel mee valt. Het voelt vaak als een verplichting, zonder dat zij er de positieve kanten van inzien. Wij hebben het invoeren van je uren in Nanda zo eenvoudig gemaakt als mogelijk en dat zorgt ervoor dat mensen het wel gaan doen. En dat is het hoogst haalbare voor een urenregistratie, dat mensen het gaan doen.
Wat maakt Nanda uniek?
Nanda is ontwikkeld door mensen die het bijhouden van hun uren ook niet leuk vonden. De bestaande urenregistratiesystemen waren veel te onhandig en tijdrovend voor ons. Dit zul je met Nanda zeker niet ervaren. Zij is gemaakt om met zo min mogelijk handelingen een tijd boeking te maken, met zo min mogelijk toeters en bellen. De minimale inspanning is één klik. Dan heb je een boeking gemaakt. Eén klik, we konden het niet nog eenvoudiger maken.
Maak het herkenbaar
Daarnaast werkt Nanda met labels. Dit zijn kenmerken die je aan een boeking kunt toekennen. Zoals ‘facturabel’, ‘e-mail’, ‘netwerken’, ‘vergaderen’ of ‘reistijd’. Of een combinatie hiervan. Hiermee kun je alle boekingen opvragen met dat label, of een combinatie van labels. Hierdoor kun je ieder dwarsverband opvragen. Stel voor dat je vaak netwerkt. Dan maak je van iedere netwerkclub een project en je labelt iedere netwerk tijdsregistratie met ‘netwerken’. Dan weet je aan het einde van het kwartaal hoeveel tijd netwerken nu echt kost, maar je kunt ook per netwerkclub zien hoeveel tijd je besteed hebt. Labels zijn het grote geheim waarom Nanda zo slim is.
Geen projectlimieten meer overschrijden
Het derde grote onderscheid is de terugtel-timer. Stel, je hebt een project aangenomen voor 60 uur werk. Dan maakt je een project aan waaraan je 60 uur toekent. Iedere keer dat je een boeking op dat project maakt, dan zie je hoeveel uur er nog van die 60 uur over is tijdens het boeken. En als je met zijn drieën een vergadering over dat project gehouden hebt, dan kost dat 3 maal 1,5 uur bijvoorbeeld. En dan merk je ineens hoeveel tijd er echt aan een project besteed wordt. Nanda helpt je dus binnen je afgesproken uren te blijven. En daar worden veel mensen erg gelukkig van.
Wat heb ik nu daadwerkelijk gedaan?
Je kunt Nanda ook als een extra laag in Google Agenda toevoegen. In je agenda staat wat je van plan bent om te gaan doen en in Nanda staat hoe je daadwerkelijk je tijd besteed hebt. Leg de lagen over elkaar heen en krijg het inzicht wat je voorheen nog niet had.
Je zit nergens aan vast
Daarnaast zit je bij Nanda niet vast aan contracten. Ook zullen wij geen contracten stilzwijgend verlengen. Jij bepaald zelf of je met Nanda verder wilt werken en voor welke periode je de gebruikerslicentie(s) wilt verlengen. Dus even voor drie maanden een extra account voor die stagiair? Geen probleem. Jij bepaald.
Kies wat voor jou werkt
Het is belangrijk dat het systeem dat je kiest voor jou werkt. Het moet geen berg zijn waar je tegenop ziet of een tijdrovend proces zijn. Bepaal aan welke criteria een urenregistratie voor jou moet doen en leer het programma goed kennen. In het begin zul je misschien het bijhouden van je uren in je systeem moeten krijgen, maar het zal het zeker waard zijn. Inzicht in je tijd is waardevol, laat dit niet aan je voorbij gaan.
Wil je na het lezen van de voordelen van online urenregistratie Nanda uitproberen? Dan kun je een proefabonnement aanmaken en kun je haar 30 dagen helemaal gratis uitproberen. Heb je vragen voor ons, over urenregistratie in het algemeen of inhoudelijk over Nanda, mail, bel of chat met ons. Vinden we leuk 🙂
