Een goede urenadministratie, 6 tips

Urenregistratie is vast niet je hobby. Sterker nog, in het ergste geval doe je er niet aan. En dat begrijpen we ook nog. Toch zijn er legio redenen om juist wel een goede urenadministratie bij te houden. Om te voldoen aan het urencriterium bijvoorbeeld moet je een goede urenadministratie kunnen overleggen. En om geen declarabele uren te vergeten is een goede urenadministratie onmisbaar. Misschien maken de volgende tips het je wat makkelijker om een goede urenadministratie te beginnen en vol te houden.     

1. Kies een makkelijke tool

Voorwaarde voor het consequent bijhouden van je uren is dat je gebruik maakt van een makkelijke tool. Lees: het moet je zo min mogelijk moeite kosten en zo veel mogelijk opleveren. Hoe minder velden je hoeft in te vullen, hoe beter het is. Een tool die je ook op je mobiel kunt gebruiken is prettig. Je moet het jezelf zo makkelijk mogelijk maken, daar komt het eigenlijk op neer.

2. Bijt door de zure appel heen

Het went echt, geloof me. Zelfs de meest hardnekkige ‘hakken-in-het-zand-types’ blijken snel te kunnen wennen aan het bijhouden van een goede urenadministratie, als ze het maar niet direct opgeven. Dus bijt door de zure appel heen en geef het een kans. Voor je het weet is het een tweede natuur om nauwgezet je uren bij te houden, met alle voordelen van dien.

3. Werk met labels

Zoek een tool de werkt met labels. Zo kun je elke boeking voorzien van extra informatie waarop je later weer kunt filteren als je dat wilt. Het label ‘facturabel’ is bijvoorbeeld een prettige om te gebruiken. Door dit label goed te gebruiken heb je straks alle uren die je kunt factureren in een apart overzicht staan. Wedden dat je het bijna leuk gaat vinden?

4. Boek alles, dus ook kleine klussen

Alle beetjes helpen, boek dus vooral ook die kleine klussen. Reken maar eens uit wat het je aan inkomsten scheelt als je er elke dag voor kiest om die onderbreking van 10 facturabele minuten niet te boeken. Schrik je van toch? En nog afgezien van je inkomsten, je mist ook overzicht als je niet alles boekt. Al die kleine klussen en onderbrekingen kunnen bij elkaar een flinke aanslag op je uren vormen.

5. Automatiseer je administratie zo veel mogelijk

Door je urenregistratie te koppelen aan een online facturatie pakket bijvoorbeeld. Dat scheelt tijd en moeite. En belangrijker nog, als je urenadministratie klopt en goed is ingericht is, zul je geen facturabel uur meer kunnen vergeten. De tijd die je hiermee bespaart kun je dan besteden aan andere dingen, het in kaart brengen van waar je uren onnodig weglekken bijvoorbeeld.

6. Zie de voordelen van een goede urenadministratie

Als je de voordelen ziet van het bijhouden van een goede urenadministratie zul je het minder belastend vinden. Het levert je tenslotte ook iets op. Fiscale voordelen bijvoorbeeld, of het feit dat je geen facturabele uren meer vergeet, of het simpele feit dat je nu eindelijk overzicht hebt in waar je uren blijven. Een goede urenadministratie kan je echt veel opleveren, probeer het maar eens.