Hoe een tomaat leidt tot productiviteit

Ken je dat gevoel? Zoveel te doen, zo weinig tijd. Vanwege de tijdsdruk ben je zo druk bezig met opschieten dat je uiteindelijk helemaal niet opschiet. Wat je dan zou kunnen doen is zorgen dat je efficiënt gaat werken volgens een goede time management methode. Een voorbeeld hiervan is de Pomodoro techniek. Deze techniek is eind jaren ‘80 ontwikkeld door de Italiaanse student Francesco Cirillo. Hij zocht naar een manier om efficiënter met zijn studietijd om te gaan. De techniek ontleent zijn naam (Pomodoro is Italiaans voor tomaat) aan de kookwekker die Francesco gebruikte, deze had de vorm van een tomaat. Deze kookwekker speelt een hoofdrol in de uitvoering van de techniek. Uitvoering De basis van de techniek is zorgen dat je de werkzaamheden opdeelt in hapklare brokken. Deze hapklare brokken noemen we Pomodoro’s. Een pomodoro staat voor een blok van 25 minuten.

1. Stel een takenlijst op. Probeer je werkzaamheden in te delen in blokken van 25 minuten. Taken die meerdere pomodoro’s beslaan kun je verdelen in subtaken. Het schrijven van een verslag kun je bijvoorbeeld verdelen in verschillende hoofdstukken.
2. Stel een timer in op 25 minuten.
3. Werk gedurende deze 25 minuten aan één taak.
4. Na de 25 minuten neem je een korte pauze van 5 minuten. Werk niet door als je nog niet klaar bent, je kunt in een volgende pomodoro verder werken. Ben je eerder klaar, kijk dan nogmaals naar je werk en doe dit net zo lang totdat de 25 minuten voorbij zijn.
5. Na vier blokken van 25 minuten neem je een langere pauze van 15 tot 20 minuten.

In de pauzes geef je je hersenen de kans om energie te verzamelen. Denk dus niet verder na over je werk, maar ga even koffie halen, denk aan het avondeten of aan de film die vanavond op televisie komt. Op deze manier verzamel je kracht om in de volgende pomodoro weer geconcentreerd te kunnen werken. Takenlijst Zorg dat je een takenlijst bijhoudt, hierop vink je de voltooide taken af. Niets geeft zoveel voldoening en motivatie als afgeronde taken. Om deze reden is het ook goed om regelmatig een makkelijke taak toe te voegen. Deze motiveren je voor de meer omvangrijke taken. Meerdere kleine taken kun je opsparen tot je er genoeg hebt om een pomodoro te vullen. Zorg ook dat je alle taken noteert en laat ze niet in je hoofd rondzweven. Dit zal je onnodig afleiden en aan het einde van de dag heb je dan nog steeds een onrustig gevoel. Nu starten Om direct te beginnen heb je minimaal een timer en een takenlijst nodig. Voor de timer kun je natuurlijk gewoon een kookwekker gebruiken, maar via Google zijn ook genoeg digitale varianten van de Pomodoro timer te vinden, inclusief widgets en een iPhone app. Een takenlijst kun je bijhouden op papier, maar er zijn ook genoeg applicaties die hierin voorzien. Een mooie applicatie is wunderlist, hiermee kun je taken opstellen, afvinken en synchroniseren met andere apparaten. Als je echter al gebruik maakt van Evernote of Dropbox kun je hierin natuurlijk ook een takenlijst bijhouden met bijvoorbeeld een tekstbestand.