5 tips voor effectief vergaderen

Wij vergaderen zelden. Zo’n vergadering met een agenda, een inleiding en een rondvraag kennen wij eigenlijk niet. Even kort overleggen doen we daarentegen wel vaak en dat werkt als een trein. Die enkele keer dat we ‘officieel’ vergaderen zijn we ook heel snel klaar, waarschijnlijk omdat we het allemaal zonde van de tijd vinden. Een paar tips voor effectief vergaderen zoals wij dat al jaren doen:   

1. Vergader alleen als er iets te vergaderen valt

Het blijkt verleidelijk te zijn om op een standaard moment in de week of maand te vergaderen. Het voordeel hiervan is dat iedereen de tijd vrij kan houden in de agenda, maar het nadeel is dat je ook bij elkaar zit als er eigenlijk niets te vergaderen valt. Hartstikke gezellig, maar effectief vergaderen is anders. Wij vergaderen pas als iemand binnen ons team dat nodig vindt en dan gaat het ook echt ergens over.

2. Effectief vergaderen op het juiste tijdstip

Heb je over iets spannends te vergaderen, zorg er dan voor dat iedereen fris en fruitig is. Een moment in de ochtend is dan wellicht het handigst. Wil je echter snel een klap geven op een aantal beslissingen en de vergadering kort houden, dan is een tijdstip wat later in de middag beter. Op een gegeven moment wil iedereen wel naar huis en zullen beslissingen een stuk sneller genomen worden.

3. Houd je bij het onderwerp

De belangrijkste en misschien ook de moeilijkste: blijf bij het onderwerp. De meeste vergaderingen lopen zwaar uit doordat er ongemerkt allerlei andere onderwerpen aan de orde komen. Dit leidt af en vertraagt. Beter is het om een vergadering met een wat strakkere hand te leiden en ervoor te zorgen dat iedereen bij het onderwerp blijft.

4. Zorg dat je niet gestoord wordt

Zet alle telefoons op stil, laat weten dat je even niet bereikbaar bent en hang een bord ‘niet storen’ op de deur. Want hoe irritant is het als de vergadering steeds moet worden onderbroken voor een telefoontje of een snelle vraag van buitenaf. Rust in de tent helpt bij effectief vergaderen, daarna kan iedereen weer naar hartelust bellen en gebeld worden.

5. Beperk de vergadertijd

Geef van tevoren aan hoe lang (of kort) de vergadering mag duren, dat helpt. Het geeft je de mogelijkheid om in te grijpen als er oeverloos over een klein puntje wordt doorgepraat en iedereen blijft scherp op de tijd.

Op deze manier wordt gewoon vergaderen ineens effectief vergaderen, het is absoluut het proberen waard. Ik ben benieuwd of het jou ook bevalt.