Veel doen in weinig tijd, dat willen we allemaal
Veel doen in weinig tijd. De dingen die je moet doen uitvoeren in zo min mogelijk tijd, maar dan wel goed. En daardoor dubbel zo veel tijd overhouden voor de leuke dingen. Dat klinkt super! Om je hierbij een handje te helpen hebben we 7 tips waarmee je dit voor elkaar kunt krijgen.
1. Maak elke dag een to-do list en houd je eraan
Het is maandag. Je bent bijna klaar met werken, het laatste kwartier is ingegaan. Wat je zou kunnen doen in dit kwartier om ervoor te zorgen dat je morgen gelijk kunt knallen, is een to-do list opstellen. Je weet welke taken je vandaag hebt afgerond, wat er nog te doen is en wat er morgen afgerond moet worden.
Uiteraard kun je jouw to-do list op papier bijhouden. Maar om het snel en overzichtelijk te houden, raden wij je aan hier een fijne online tool voor te zoeken. Een zo’n tool is Asana. Die gebruiken wij zelf ook. Maar ook Google Tasks of Google Keep zijn hele goede en gratis tools, waarvoor ook gratis mobiele apps beschikbaar zijn.
Het is zo’n voldoening als je een taak afvinkt, alleen daarvoor zou je al bijna harder gaan werken!
To-do list in Google Tasks
2. Doe aan serieproductie
Als je meerdere taken hebt die op hetzelfde neerkomen, maak er dan een uurtje serieproductie van. Werkzaamheden die daar goed aan voldoen zijn o.a.;
- Gegevens invoeren
- Facturen opstellen
- Debiteuren bellen
- Mappen opruimen
Als je eenmaal in de flow van terugkerende handelingen zit, is de klus sneller geklaard dan wanneer je het in kleine stukjes opdeelt. Met zulke werkzaamheden kun je lekker veel doen in weinig tijd.
3. Behandel twee keer per dag je e-mail
Voor de meeste is twee keer per dag de e-mail checken voldoende. Maar onze aangeboren nieuwsgierigheid zorgt er vaak voor dat we elke binnenkomende e-mail direct willen bekijken en ach, dan handelen we hem ook maar gelijk af. Niet doen, stop daarmee! Je raakt afgeleid van de taken die je eigen moet doen en je komt weer moeilijker in je focus omdat deze nu gericht is op de e-mail en eventueel nieuw werk dat daaruit voortkomt.
Twee keer per dag. Probeer het eens.
4. Spreek af wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet
Niets is zo dodelijk voor je productiviteit als steeds gestoord worden terwijl je bezig bent. Spreek met collega’s af wanneer je wel en niet beschikbaar bent en wijk daar alleen bij hoge uitzondering van af. Je zult zien dat je een taak veel sneller kunt afronden als je er van op aan kunt dat je niet gestoord zult worden. Het geeft rust en focus en daar gaat je tempo met sprongen van vooruit.
Wijzelf hebben hier intern een aantal manieren voor:
- Manier 1: Het letterlijk zeggen; ik ben niet beschikbaar.
- Manier 2: Een koptelefoon opzetten en heel serieus kijken. Niemand die je dan nog wilt storen.
- Manier 3: Een poppetje (een badeend, een konijn of een grumpy cat) op ons bureau neerzetten. Dit is ons signaal: niet storen.
- Manier 4: Thuiswerken. Wij hebben deze vrijheid en als we even goed willen focussen, werken wij thuis.
5. Zorg voor voldoende pauzes
Meerdere pauzes inplannen. Het klinkt misschien wat dubbel, maar zorg voor voldoende pauzes om te ontspannen en je batterij weer op te laden. Maak als het even kan onder lunchtijd een korte wandeling in de buitenlucht, of klets wat met collega’s tijdens de lunch. Blijf in geen geval achter je bureau zitten als je na de lunch net zo productief wilt zijn als daarvoor. Continu aan het werk zijn gaat je productiviteit niet ten goede komen.
6. Gebruik de Pomodoro techniek
De watvoor techniek? Ja, de Pomorodo techniek. Hiermee werk je in tijdblokken i.p.v. dat je uren achtereen werkt. Hiermee behoudt je de optimale focus en frisse energie en blik.
De techniek werkt zo: Je stel een timer in op 25 minuten. Je gaat aan de slag met één taak en laat je niet afleiden. Tegen collega’s zeg je niet beschikbaar te zijn en afleidingen zoals de e-mail klik je weg. En dan is het 25 minuten knallen! Is de tijd om, da heb je 5 minuten pauze. Even wat drinken pakken. En dan start je de volgende 25 minuten. Wanneer het de vierde keer is dat je een Pomodoro hebt voldaan, mag je een wat langere pauze nemen van +/- 30 minuten.
Hier leggen we je de Pomodoro techniek uitgebreid uit, het is een goede techniek die zeker een poging waard is!
7. Meten is weten
Wat goed kan helpen is het hebben van inzicht in jouw tijdsbesteding. Wanneer je dit eenmaal weet, kun je processen beter stroomlijnen of anders indelen, zodat je veel werk in weinig tijd kunt verzetten. Je ziet bijvoorbeeld welke taken tijdvreters zijn en hoeveel je nu echt bezig bent geweest met een taak. We raden je aan om ook dit in een programma bij te houden dat er voor is gemaakt, omdat papier gewoon vaak niet dat inzicht geeft dat je zoekt.
Nanda is een geschikte app hiervoor. Je kunt strakke overzichten samenstellen waaruit je jouw analyse kunt halen en die tijdvreters kunt opsporen. Je kunt het eerst rustig en gratis uitproberen. Dus geen verplichtingen die je aangaat. Wil je daarna niet doorgaan, even goede vrienden. Je zit niet aan contracten vast, dus je hebt alle vrijheid.
