7 Tips om je productiviteit te vergroten

Tijd is een schaars goed, zeker voor de werkende mens. Zowel thuis als op het werk wachten vaak te veel taken en is de beschikbare tijd beperkt. Om in ieder geval op het werk het idee te krijgen dat je je productiviteit weer in de grip hebt, hebben we de volgende productiviteitstips op een rij gezet. Voor ons werken ze goed, voor jou ook?

1. Ruim je bureau op

Niets werkt zo prettig als een schoon en opgeruimd bureau. Het helpt je focussen en leidt je niet af van waar je mee bezig bent, cruciaal in timemanagement. Zorg, naast je computer, voor een bakje voor de inkomende post, een schrijfblok, een pen en een telefoon. Meer heb je echt niet nodig. Stapels nog door te nemen vakliteratuur liggen prima in een kast en alleen het document waaraan je bezig bent verdient een plekje onder handbereik.

2. Plan je dag en vergroot je productiviteit

Neem ’s morgens even de tijd om je dag te plannen. Wat moet echt gebeuren, hoeveel tijd gaat dat van je vragen en welke volgorde van werkzaamheden ga je hanteren? Zo geef je jezelf houvast gedurende de werkdag die voor je ligt en hoef je niet steeds te beslissen wat je volgende taak zal zijn. Houd bij het plannen van je dag ook in gedachte wat je meest productieve uren zijn en maak daar gebruik van om je productiviteit een boost te geven. Als je een ochtendmens bent, kun je dat ingewikkelde artikel misschien beter niet later op de dag schrijven. Zo kun je meer doen in minder tijd.

3. Maak een to-do list

Houd altijd een lijst bij van dingen die je nog moet doen. Ten eerste houdt het je hoofd lekker leeg en ten tweede is het heerlijk om dingen van je to-do list af te kunnen strepen. Je kunt hiervoor je schrijfblok gebruiken, maar er zijn ook allerlei handige tools te downloaden voor op je pc of je smartphone.

Een goede to-do list geeft ook prioriteiten aan. Wen aan een systeem met cijfers of letters om jezelf duidelijk te maken wat de mate van belangrijkheid van je taken is.

4. Verwerk je e-mail op vaste tijdstippen

Als je de hele dag elke e-mail die binnenkomt direct leest en verwerkt, verlies je de focus op de taak waarmee je op dat moment bezig bent. Plan het verwerken van je e-mail dus op enkele vaste momenten in de dag. Bijvoorbeeld ’s morgens als je binnen komt en voor je je planning voor die dag maakt. Daarna misschien nog eens halverwege de dag (als dat echt nodig is) en uiteraard een keer in het laatste deel van je werkdag. Meer is echt niet nodig.

5. Gebruik de 2 minuten regel

Deze regel stelt om voor elke taak die minder dan 2 minuten van je tijd kost, direct te aan te pakken en niet uit te stellen. Soms kost het je minder tijd om iets direct te doen, dan om het ergens op te schrijven en in je dag te plannen.

Een kort telefoontje plegen, snel een vraag van een collega beantwoorden, iets op internet opzoeken of een lijstje invullen is meestal sneller gedaan dan genoteerd.

6. Focus je op één taak en maak hem af

Voorkom afleiding en focus je op waar je mee bezig bent. Het is aangetoond dat multitasken echt niet bestaat en als je dat toch probeert, werkt dat alleen maar contraproductief. Dus blijf geconcentreerd bij die ene taak en maak hem af voor je aan de volgende begint. Timemanagement valt of staat bij focus, het zal je verbazen hoe snel je je productiviteit kunt vergroten

7. Geniet!

Geniet van de mentale rust die deze manier van werken je oplevert. Geniet van het wegstrepen van steeds meer taken op je to-do list en geniet van alle werkzaamheden die je succesvol hebt afgerond.

Maar geniet vooral van de extra tijd die je ineens tot je beschikking hebt en plan er iets leuks in. Ga voortaan met een collega wandelen tussen de middag, of gun jezelf een extra kop koffie en een gezellig gesprek over koetjes en kalfjes. Je hebt immers tijd over, wie had dat gedacht.

Tot slot

Wij hebben er echt een sport van gemaakt om zo slim mogelijk te werken en dat levert veel op, vooral plezier. Omdat we gebruik maken van onze eigen urenregistratie software Nanda, ontdekken wij regelmatig welke taken echte tijdvreters zijn. Dat geeft soms een onverwacht inzicht in hoe dingen toch nog anders en beter kunnen. Ook wij zijn nooit uitgeleerd en gelukkig maar!