Je hebt het besluit gemaakt; je gaat jouw eigen onderneming opzetten. Hiervoor heb je al het voorwerk gedaan; de ideeën zijn verzameld, het ondernemersplan is geschreven, de zaken en administratie met de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en de bank zijn gedaan. Je hebt je plannen klaar als het gaat om acquisitie en de toekomst van je onderneming.
Jouw eigen onderneming staat al aardig in de steigers, gefeliciteerd! Ook na de start van jouw eigen onderneming zijn er nog wat administratie punten waar je op moet letten. Wij hebben 5 administratie tips die jou helpen bij een deugdelijke boekhouding.
Administratie tip 1: Direct de administratie bijhouden
Wanneer je een onderneming start is onze eerste administratie tip: zet de administratie direct goed op. Niet denken ‘dat komt later wel’, dat gaat je in je staart bijten en van een administratie achterstand heb je achteraf spijt.
Zo is het belangrijk voor de Belastingdienst en het urencriterium dat je kunt aantonen welke uren je aan je eigen onderneming besteed hebt en welke kosten je hebt gemaakt. Het scheelt je werkt als je dit gelijk goed bijhoudt.
Te vroeg beginnen met een goede administratie, urenregistratie en boekhouding bestaat niet 😉 Kies van te voren de geschikte programma’s uit en leer de systemen kennen. Dan kun je ze namelijk naar volle potentie gebruiken en voorkom je dat je achteraf denkt ‘had ik het nou maar zus of zo gedaan’. Gooi niets weg, zelfs het onbenulligste bonnetje niet. Houd alles goed bij, daar zul je in een later stadium zeker plezier van hebben.
Facturatie tip:
Naast de administratie tips hebben we er ook een voor facturatie. Dat is het programma Moneybird. Wij werken zelf ook naar volle tevredenheid met dit systeem. Het is eenvoudig in gebruik, met de benodigde gedetailleerde gegevens, simpel op te stellen facturen en ook nog eens betaalbaar. En zou je kiezen voor Nanda als urenregistratie, dan zijn deze twee heel makkelijk met elkaar te koppelen. Geen dubbel werk dus om jouw uren te factureren.
Administratie tip 2: Deze gegevens zeker bewaren
Voor je eigen overzicht en de Belastingdienst moet je de volgende zaken in je administratie opnemen:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Indien van toepassing de loonadministratie
Een veilige en handige manier is om dit in de cloud te bewaren. Bijvoorbeeld in de Google Drive van G Suite. Als je een betaald account afneemt heb je geen zorgen over veiligheid en privacy, daar heb je recht op en dat leeft Google na. Je kunt het gestructureerd opslaan, hebt altijd toegang tot jouw bestanden en zo raak je niets kwijt.
Administratie tip 3: Weet je, bewaar álles maar
Naast de administratie tips voor de Belastingdienst, hebben we nog wat tips voor zaken die je maar beter goed kunt bewaren:
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s
- Indien je die hebt, een kilometerregistratie
- Urenregistratie (onmisbaar voor het urencriterium)
- Alle correspondentie
- Software en digitale bestanden
Met e-mail kun je nog wel eens tegen het probleem aanlopen dat je mailbox langzaam wordt of vol raakt. Mocht je net zo’n e-mail hamster zijn als wij en niets aan correspondentie willen weggooien, dan raden wij je Gmail aan.
Administratie tip 4: Tijd besparen met handige tools
Natuurlijk kun je alles handmatig doen en mappen vol papier bij elkaar administreren, maar het kan ook sneller en makkelijker. Er zijn verschillende goede (online) boekhoud- en administratieprogramma’s voor starters op de markt, waarmee het heel makkelijk is om je boekhouding en administratie digitaal bij te houden. In veel van die pakketten is ook een facturatie-module opgenomen, zodat je je facturen niet meer handmatig hoeft te maken.
Ja wij zijn voorstanders van online pakketten. En met een aantal goede redenen;
- Dan kun je er namelijk altijd bij
- Het staat veilig (privacy wordt erg serieus genomen in deze tijd)
- Als je computer crasht ben je dus niets kwijt
- Vaak is een mobiele invoer ook mogelijk. Handig voor onderweg
Administratie tip 5: Continu strak bijhouden
Als laatste van de administratie tips raden we je aan om je administratie goed bij te houden. Laat geen achterstand oplopen, ga er iedere week even goed voor zitten. Dat geeft je uiteindelijk een hoop rust. Zeker als je belastingaangifte moet doen zul je blij zijn dat je alles op orde hebt.
Het beste kun je een vast tijdstip in de week reserveren voor de administratie en wordt het een fluitje van een cent. Facturen stapelen zich niet op, gaan er op tijd uit en debiteuren heb je strakker in de gaten.
Succes!
We hopen dat je wat hebt aan deze 5 administratie tips en daarmee een goede basis kunt leggen voor de administratie van jouw onderneming. Zoek het programma dat voor jou werkt en waar jij je prettig bij voelt. Test het uit voordat je daadwerkelijk van start gaat zodat je precies weet wat je ermee kunt en wat handig is voor de invulling van jouw administratie.
De meeste programma’s kun je eerst gratis uitproberen, dat geef je wat fijne speling. Zo ook Nanda, je kunt een gratis proefaccount aanmaken, 14 dagen de tijd nemen om te kijken of het de perfecte match is voor jou en daarna een besluit nemen. En als laatste willen we zeggen: succes met jouw onderneming! 🙂
